Huishoudelijk reglement Vereniging van Oisterwijkse Spelers

 

Het huishoudelijk reglement omschrijft een aantal zaken die niet uitdrukkelijk in de statuten zijn vastgelegd. Deze bepalingen vloeien naar letter en geest voort uit de statuten.


Artikel 1

1. De vereniging draagt de naam: Vereniging van Oisterwijkse Spelers. 


2. De naam kan in het gebruik worden afgekort tot V.O.S..


3. De intentie is om primair te spelen in het natuurtheater te Oisterwijk.


Artikel 2

1. De leden en vrijwilligers zijn verplicht zich te houden aan de statuten en het huishoudelijk reglement, alsmede aan alle andere door de algemene ledenvergadering of het bestuur wettig vast te stellen regelingen en/of te nemen besluiten.


Artikel 3 Lidmaatschap

1. Leden en vrijwilligers worden door de secretaris op een aanmeldingsformulier geregistreerd.


2. Het aanmeldingsformulier wordt door het lid of de vrijwilliger voor akkoord ondertekend.


3. Voor een lid beneden de achttien jaar tekent een van de ouders of verzorgers.


Artikel 4 Spreekrecht

1. Ieder lid heeft recht aan het bestuur voorstellen te doen, opheldering over genomen beslissingen te vragen of bezwaren tegen bepaalde beslissingen te maken.


Artikel 5 Stemrecht van de leden

1. Leden kunnen hun stem uitbrengen indien zij op de algemene ledenvergadering aanwezig zijn, ofwel zich laten vertegenwoordigen door machtiging waaraan een maximum wordt verbonden van slechts één machtiging per aanwezige stemgerechtigde.


Artikel 6 Opzeggen van het lidmaatschap door een lid
Na beëindiging van het lidmaatschap dienen de eigendommen van de vereniging in goede staat van onderhoud bij het bestuur binnen een week na beëindiging te worden ingeleverd. Indien betrokkene dit niet na schriftelijke aanmaning en binnen uiterlijk drie maanden na beëindiging van het lidmaatschap heeft gedaan, worden alle kosten voor vervanging bij betrokkene in rekening gebracht.



Artikel 7 Contributie


1. De contributie loopt per verenigingsjaar startend op 1 november en eindigend op 31 oktober, en wordt éénmaal per jaar vooraf voldaan, doch uiterlijk op 1 januari van het betreffende verenigingsjaar.


2. Indien de penningmeester een betalingsherinnering moet versturen, heeft deze het recht per herinnering € 2,50 administratiekosten in rekening te brengen.


3. Bij een tussentijds lidmaatschap wordt vanaf de eerste van de komende maand - naar rato- contributie betaald tot en met 31 oktober van het lopende verenigingsjaar.


4. Voor alle leden geldt het volledige basistarief.

5. Vrijstelling: Indien een lid om zwaarwichtige redenen meent niet aan zijn contributie-verplichting te kunnen voldoen, kan hij aan de penningmeester verzoeken hem gehele of gedeeltelijke kwijtschelding te verlenen.
Dit verzoek wordt beoordeeld door de penningmeester, waarna de beslissing aan het lid wordt meegedeeld.


6. Indien de contributie over enig verenigingsjaar op 31 oktober van dat jaar nog niet is voldaan, kan het lidmaatschap worden opgezegd, overeenkomstig artikel 5, lid 1 onder c van de statuten.


Artikel 8 Het bestuur

1. Het bestuur bestaat uit:

1.1. voorzitter
  1.2. secretaris
  1.3. penningmeester
  1.4. alsmede maximaal 4 leden

2. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit de voorzitter, secretaris en penningmeester.

3. Kandidaten voor het bestuur kunnen worden voorgedragen door:


3.1 Het bestuur


3.2 Op schriftelijke voordracht, ondertekend door tenminste 5 leden. Deze voordracht dient vergezeld te gaan van een schriftelijke bereidverklaring van de kandidaat en tenminste 10 dagen voor de Algemene Vergadering bij het bestuur te zijn ingeleverd.

4. Rooster van aftreden:

4.1 Leden van het bestuur worden verkozen voor een periode van 3 jaar.


4.2 Herbenoeming van bestuursleden gebeurt jaarlijks door de ALV

5. Bestuursvergaderingen worden gehouden: 

5.1 Voor elke ledenvergadering


5.2 Zo dikwijls het dagelijks bestuur dit noodzakelijk acht. 


5.3 Indien de meerderheid van het bestuur dit verlangt 


5.4 Wanneer tijdens de bestuursvergadering de minderheid van het aantal bestuursleden aanwezig is kunnen geen bindende besluiten worden genomen.

6. Wanneer een even aantal bestuursleden in functie is, weegt bij het staken van stemmen, de stem van de voorzitter het zwaarst

7. In bijzondere gevallen, waarin spoedeisende voorzieningen nodig zijn, kan een beslissing worden
genomen door tenminste twee leden van het dagelijks bestuur, in samenspraak met één ander
(vak)bestuurslid zonder een vergadering plaats heeft. De genomen spoedeisende beslissingen dienen
in de eerstkomende bestuursvergadering te worden voorgelegd en als agendapunt te worden vermeld.



Artikel 9 Bestuurstaken

1. Voorzitter: De voorzitter vertegenwoordigt de vereniging. Hij leidt de vergaderingen. Hij zorgt voor een goede taakverdeling. Hij bevordert de onderlinge samenwerking, stimuleert en bevordert activiteiten.

2. Secretaris: De secretaris draagt zorg voor de te voeren correspondentie, het opmaken van de notulen, het bijhouden van de registers, het opmaken van het jaarverslag en het beheer van het archief. Met toestemming van het bestuur kunnen een of meer van deze taken, onder blijvende verantwoordelijkheid van de secretaris aan anderen worden opgedragen. De secretaris tekent alle correspondentie, die van de vereniging uitgaat, tenzij in een bestuursvergadering anders wordt besloten en behoudens de correspondentie, die uit de overige bestuursleden uit hoofde van hun functie in het bestuur voeren.

3. Penningmeester:
3.1. De penningmeester draagt zorg voor het innen en betalen van gelden, het beheer van de geldmiddelen en de waarden van de vereniging en de boekhouding van alle inkomsten en uitgaven. Met toestemming van het bestuur kan het bijhouden van de boekhouding of andere werkzaamheden aan een daartoe deskundig natuurlijk persoon of instelling worden opgedragen, onder blijvende verantwoordelijkheid van de penningmeester.
3.2. Betalingen, die een bedrag van € 2.500,-- te boven gaan, mogen uitsluitend plaatsvinden op grond van een door andere leden van het dagelijks bestuur voor akkoord getekend intern of extern stuk. Alvorens de in de eerste volzin van dit lid bedoelde akkoordbevinding te plaatsen, dient het desbetreffende stuk voor akkoord te zijn getekend door het bestuurslid, dat de daarop betrekking hebbende opdracht verstrekte.
3.3. De penningmeester dient elk jaar binnen drie maanden na afloop van het verenigingsjaar, de rekening en verantwoording in over het afgelopen verenigingsjaar, een verslag over de toestand van de financiën en een staat van bezittingen en schulden van de vereniging aan het eind van het verenigingsjaar.
Indiening geschiedt bij het bestuur, waarna het bestuur genoemde bescheiden ter vaststelling aanbiedt aan de algemene ledenvergadering.
3.4. De penningmeester draagt er zorg voor, dat de kascontrolecommissie, zoals bedoeld in artikel 15 lid 2 van de statuten, tijdig haar onderzoek kan verrichten. Het verslag van de commissie wordt schriftelijk uitgebracht en voor de aanvang van de bijeenkomst van de algemene ledenvergadering, aan de secretaris overhandigd.
De commissie kan desgewenst haar verslag mondeling ter vergadering toelichten. Indien de vereniging gebruik maakt van een rekening bij een bank, hetzij een bankrekening, staat de rekening ten name van de vereniging.
3.5. De penningmeester e.o. secretaris is belast met de ledenadministratie.


4. Overige bestuurstaken worden na goed overleg binnen het bestuur aan de overige leden van het bestuur toebedeeld dan wel door het bestuur gedelegeerd aan een lid van de vereniging.

5. Alle accounts, abonnementen en lidmaatschappen die namens de vereniging worden aangemaakt en/of aangegaan staan op naam van de vereniging.

6. Leden zijn niet bevoegd, zonder voorafgaande toestemming van het bestuur, te onderhandelen over beloningen voor ontvangen goederen of diensten.



Artikel 10 Kascommissie

1. De kascommissie bestaat uit twee leden van de vereniging alsmede een reservelid.


2. Jaarlijks zal een lid aftreden en worden opgevolgd door het reservelid, terwijl tevens een nieuw reservelid zal worden benoemd. In geval van ontstentenis van een der werkende leden zal het reservelid diens taak waarnemen.


3. De kascommissie heeft tot taak de boeken en bescheiden van de penningmeester te controleren, welke controle zij tenminste eenmaal per jaar dient uit te voeren. 


4. Tijdens de algemene ledenvergadering brengt zij hiervan verslag uit. Zij kan het bestuur aan de hand van haar bevindingen adviseren over financiële zaken.


Artikel 11 Algemene ledenvergadering

1. Een algemene ledenvergadering is niet tot besluiten bevoegd, indien niet tenminste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is.


2. In dit geval zal binnen veertien (14) dagen een nieuwe vergadering worden uitgeschreven. Deze vergadering zal, ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden, tot besluiten bevoegd zijn, mits de agenda onveranderd is gebleven en van het houden van deze nadere vergadering en het te nemen besluit tijdig aan de leden is kennis gegeven.


Artikel 12 Stemmingen en stembiljet
Stemmingen:

1. Voor zover de statuten of de wet niet anders bepalen, worden alle besluiten van de algemene ledenvergadering genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
2. Voor elke stemming wijst de voorzitter tenminste

2 bestuursleden aan, die het bureau van stemopneming vormen. Het bureau van stemopneming beslist over de geldigheid van een stembriefje.


3. Uitslagen van stemmingen als ook van enquêtes worden bekendgemaakt aan de leden met hieruit voortkomende besluiten en, indien nodig, met een toelichting.
4. Over zaken wordt mondeling gestemd, over personen schriftelijk met gesloten, ongetekende stembriefjes.


Stembiljet: Stembiljet is ongeldig wanneer:


1. het blanco is ingeleverd;


2. door onduidelijkheid twijfel ontstaat omtrent de persoon die wordt bedoeld; 


3. het een naam bevat van een persoon, die niet in stemming of herstemming begrepen is of kan zijn;
4. het teveel of te weinig namen bevat;
5. het ondertekend is. 



Artikel 13 Leescommissie


1. De leescommissie bestaat uit drie tot zeven personen., daartoe benoemd door de algemene ledenvergadering voor een periode van drie jaar.


2. Op zijn verzoek kan een lid herbenoemd worden.


3. De regisseur maakt als adviserend lid deel uit van de leescommissie. 


4. Bij de samenstelling wordt er naar gestreefd dat de leescommissie een doorsnede vertegenwoordigt uit de leden van de vereniging.


5. Het bestuur bepaalt in overleg met de regisseur en op advies van de leescommissie het uit te voeren repertoire.. 


6. Tenminste één bestuurslid maakt deel uit van  leescommissie.

7. Het bestuur vraagt de rechten aan.


Artikel 14 Leden van het artistiek (productie) team


1. Leden van het artistiek team (AT) kunnen zijn: bestuur, regisseur, muzikaal leider, zangpedagoog; dansinstructeur.


2. Leden van het AT zijn door contractuele verplichtingen gebonden aan de vereniging. Hij ontvangt een contractueel overeengekomen en vastgestelde vergoeding.


3. De regisseur bepaalt, eventueel in overleg met het bestuur en het lid, welke rol een lid zal spelen. Het niet meewerken aan een productie vanwege ontevredenheid over de  rolverdeling, kan consequenties hebben voor deelname aan volgende producties. 


4. Bestuur, regisseur bepalen, rekening houdend met het advies van de leescommissie, de keuze van een theaterproductie. 


5. De muzikaal leider bepaalt in overleg met bestuur en regisseur de samenstelling van een orkest. 
6. Regelmatig zal overleg plaatsvinden tussen het bestuur en het AT. De opvatting en beslissing over de kwaliteit en interpretatie van de te spelen productie behoort tot de verantwoordelijkheid van de regisseur .


Artikel 15 Repetities


1. Het bestuur stelt in overleg met de regisseur en de leden een repetitierooster samen. Het bestuur en de regisseur bepalen of onder zekere omstandigheden repetities al of niet worden afgelast.


2. De leden zijn verplicht verzuim van een repetitie tijdig ter kennis van het bestuur of een daartoe aangewezen persoon te brengen. De personen die zich met de behandeling van de afmeldingen belasten worden ter kennis van de leden gebracht.
3. Indien verzuim van de repetitie plaatsvindt kort voor een uitvoering bepaalt de regisseur in overleg met het bestuur of betrokkene aan de uitvoering kan deelnemen.


Artikel 16 Goederen van de vereniging: 


1. Periodiek worden goederen, eigendommen van de vereniging, door een namens het bestuur aangewezen persoon gecontroleerd op staat en onderhoud.


2. Indien gebreken worden geconstateerd, voortvloeiende uit nalatigheid door het lid, is dit lid verantwoordelijk voor de uit de nalatigheid ontstane kosten tot vervanging of reparatie. Evenzo kunnen de goederen door het bestuur van het lid worden teruggevorderd.


3. Goederen kunnen voorts worden teruggevorderd indien:


3.1. Het lidmaatschap is beëindigd
3.2. De verplichtingen t.o.v. de vereniging niet worden nagekomen
3.3. De vereniging ophoudt te bestaan.
3.4. De vereniging blijf rechtmatig eigenaar van alle, in het belang van de vereniging afgesloten contracten, accounts en dergelijke.
3.5. Leden zijn niet bevoegd toezeggingen en of afspraken maken met derden zonder toestemming van het bestuur.


Artikel 17 Verkoop van eigendommen van de vereniging:


1. Verkoop van eigendommen kan slechts plaatsvinden in algemeen belang van de vereniging door of namens het bestuur.


Artikel 18 Toepassing en wijziging van het huishoudelijk reglement


1. In zaken waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur;


2. Alle leden zijn onderworpen aan bepalingen van dit reglement;


3. Wijzigingen en of aanvullingen van het reglement vinden plaats op voordracht van het bestuur of de algemene ledenvergadering op ter zake ingediende voorstellen;


4. Statuten en huishoudelijk reglement zijn te vinden op de website www.vos-oisterwijk.nl .


Aldus vastgesteld in de bijeenkomst van de algemene ledenvergadering d.d. 24-11-2015 .In dit reglement wordt de mannelijke vorm gehanteerd. De vereniging maakt geen onderscheid in sekse.
De leden c.q. de ouders/verzorgers van de leden beneden de leeftijd van 18 jaar worden geacht kennis te hebben van de statuten en het huishoudelijk reglement.